Factura electrónica en España 2025: fechas clave y cómo implementarla

Introducción a la factura electrónica obligatoria

¿Qué significa exactamente esta transición para las empresas españolas en 2025?

Implementada a través de la Ley Crea y Crece, la factura electrónica no es solo un mandato, sino una evolución hacia la eficiencia, ya que las transacciones comerciales se vuelven más rápidas y seguras, disminuyendo drásticamente la morosidad en el país.

Pasar a la factura electrónica no solo implica un cambio en cómo emitimos y recibimos facturas, sino también en cómo entendemos la infraestructura tecnológica de nuestras empresas. La digitalización se extiende más allá de lo fiscal; se convierte en la base para un control fiscal más robusto y transparente, protegiendo a las empresas contra el fraude y haciéndolas más competitivas globalmente.

Así que, ¿Cómo pueden las empresas pequeñas y medianas, en particular, hacer de este cambio una oportunidad para fortalecerse?

https://mifacturae.face.gob.es/#/publico

Fechas clave para la factura electrónica en 2025

Recientemente se han aprobado los nuevos plazos de obligatoriedad de establecimiento en nuestra facturación de la factura electrónica, seguramente, estos serán los definitivos:

• PERSONAS JURÍDICAS (empresas, asociaciones, comunidades bienes, etc.) 1 de enero de 2026.
• PERSONAS FÍSICAS: AUTÓNOMOS 1 de julio de 2026.

Recordamos cuestiones de las que ya os he hablado en otras circulares:

• La factura electrónica solamente será obligatoria cuando vaya dirigida a un cliente profesional (un autónomo, una empresa, la administración, o una asociación, etc.) Esto quiere decir que, en el caso de que la factura sea para un cliente particular (consumidor), podrá ser una factura física como ha venido siendo hasta ahora.
• La factura general que hasta ahora usaba cualquier empresa, hecha con programas del día a día como Excel, Word o PDF ya no será válida a partir de la llegada de la facturación electrónica. Tendrá que utilizarse softwares específicos, como Facturae, por ejemplo, que es el que usa desde hace años la Administración u otros que incluyan vuestros habituales programas de facturación que se adaptarán a la nueva normativa.
• QUIEN NO TENGA SOFTWARE HABITUAL DE FACTURACIÓN porque utilice Excel, u otros, tendrá que ir pensando en adquirir uno, o en aprender a utilizar el público que se habilitará a tales efectos.
• Se podrán utilizar software de facturación electrónica públicos y privados. Si utilizamos un software de facturación electrónica privado, deberá mandar automáticamente, de forma obligatoria, una copia de cada factura a Hacienda. Esta copia se enviará, efectivamente, a través de un acceso al software de facturación electrónica pública. Es decir, Hacienda conocerá a tiempo real todas nuestras facturas emitidas a profesionales.

Si quieres un análisis más detallado, el estado de la factura electrónica en Intelecto Emprendedor ofrece un profundo desglose de estos plazo

Cómo implementar la factura electrónica en tu empresa

Implementar la factura electrónica en tu empresa puede parecer un desafío abrumador, pero no tiene por qué ser así. Con el enfoque adecuado, esta transición se convierte en una oportunidad para optimizar tu estructura interna. Aquí presentamos un método paso a paso para llevar a cabo esta implementación satisfactoriamente.

Adquisición de software homologado: Asegúrate de utilizar un software de facturación que no solo cumpla con los requisitos legales, sino que también sea capaz de integrarse con los actuales ERP de la empresa. Estas aplicaciones deben soportar firmas electrónicas avanzadas, que son ahora un requisito estándar.

Obtención de un certificado digital: Un certificado digital asegura la autenticidad de las transacciones electrónicas. Es crucial solicitarlo con antelación para evitar retrasos, ya que es un requisito indispensable para realizar cualquier tipo de e-facturación.

Capacitación del personal: Invertir en la formación de tu equipo es fundamental. Incluye tanto el aspecto técnico –cómo usar el software– como un entendimiento de las mejores prácticas para asegurar la protección de datos y el cumplimiento continuo con regulaciones fiscales.

Intelecto Emprendedor ofrece guías específicas para mejorar el proceso de capitación y empoderamiento.

Beneficios y desafíos de la factura electrónica

El camino hacia la implementación de la factura electrónica está lleno de beneficios significativos. Principales son la digitalización y eficiencia, traduciéndose en una reducción significativa del tiempo de procesamiento de facturas, agilidad en las transacciones y una baja en los costos operativos asociados con el uso del papel. Adicionalmente, mejora la puntualidad en los pagos y simplifica los procesos contables.

Sin embargo, los desafíos no deben subestimarse. Para muchas empresas, la barrera de entrada son los costos iniciales de implementación y la complejidad técnica necesaria para integrar estos nuevos sistemas. Sin la correcta planificación, esto puede convertirse en un problema. Las regularizaciones y cuotas también son áreas que requieren atención para evitar sanciones.

Para navegar este complejo pero emocionante camino, estar informado es clave. Recursos y guías como las proporcionadas por Intelecto Emprendedor aseguran que las empresas puedan efectuar esta transición con confianza.

Impacto de la factura electrónica en diferentes ámbitos

Finalmente, el impacto de la factura electrónica se manifiesta en una variedad de áreas. Socialmente, puede mejorar las habilidades digitales de los empleados, impulsando un esfuerzo hacia la reducción de la brecha digital.

Económicamente, supone un nuevo paradigma en la eficiencia corporativa y control fiscal, facilitando una mejor gestión administrativa y mayor transparencia, con una eventual disminución del fraude fiscal.

Desde la perspectiva tecnológica, este cambio requiere un compromiso con la actualización de infraestructura y software, al mismo tiempo que permite integraciones más eficientes con plataformas externas.

A nivel ambiental, promover la sostenibilidad mediante la reducción del uso de papel no es solo un beneficio operacional, sino un avance hacia la responsabilidad ecológica.

A medida que avanzamos hacia el 2025, la preparación temprana y proactiva será la mejor estrategia para asegurar una transición exitosa hacia la factura electrónica, transformando potenciales desafíos en ventajas competitivas duraderas.